近年來，信息技術(shù)與教育的不斷深入融合，加快了高校教育信息化從數(shù)字校園向智慧校園的演進(jìn)。與此同時(shí)，學(xué)校各部門在不同歷史時(shí)期，為滿足不同業(yè)務(wù)目的而開發(fā)的各類信息化應(yīng)用系統(tǒng)也不斷增多，信息化應(yīng)用體系愈加龐雜。

總的來說，新建各類應(yīng)用系統(tǒng)的粗放式“加法”工作做得多，而及時(shí)審視評估已建應(yīng)用系統(tǒng)并充分融合重構(gòu)的“減法”工作做得少。難以避免地引發(fā)信息化應(yīng)用分散或重復(fù)建設(shè)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)難以打通，應(yīng)用入口不一，維護(hù)成本增加等諸多問題，導(dǎo)致信息化建設(shè)面臨瓶頸。

教育部在今年3月《關(guān)于加強(qiáng)新時(shí)代教育管理信息化工作的通知》中提到，要求有效解決系統(tǒng)整合不足的問題，要達(dá)到信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)優(yōu)化整合，一體化水平大幅提升，“一網(wǎng)通辦”深入普及，服務(wù)體驗(yàn)明顯提升的目標(biāo)。

華南師范大學(xué)經(jīng)過多年建設(shè)和探索實(shí)踐，智慧校園建設(shè)取得了一系列可喜的成果。包括建成了統(tǒng)一身份認(rèn)證、門戶平臺、站點(diǎn)群平臺、組織架構(gòu)平臺、在線教學(xué)平臺、會(huì)議服務(wù)平臺、電子印章平臺等多個(gè)為上層應(yīng)用開發(fā)提供功能性支撐的應(yīng)用基礎(chǔ)平臺，并基本確立了網(wǎng)上辦事大廳作為業(yè)務(wù)流、審批流的全校性信息傳送樞紐地位。

在此背景下，華南師范大學(xué)以O(shè)A系統(tǒng)與網(wǎng)上辦事大廳的融合實(shí)踐為例，探討智慧校園建設(shè)環(huán)境下如何做好信息化“減法”。

OA與辦事大廳

并存現(xiàn)狀與問題

當(dāng)前，OA系統(tǒng)是大多數(shù)高校行政管理必不可少的核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)之一，網(wǎng)上辦事大廳也是各高校面向師生提供一站式服務(wù)的重要平臺，不少高校二者兼有，并存使用。

整體來看，OA系統(tǒng)和網(wǎng)上辦事大廳都是無紙化移動(dòng)在線辦公平臺，都通過跨部門整合、優(yōu)化學(xué)校各項(xiàng)行政服務(wù)的信息和流程，實(shí)現(xiàn)辦事服務(wù)申請、受理、協(xié)同、反饋和監(jiān)督全流程管理，減少了師生校區(qū)間、部門間奔波等問題，在提高組織執(zhí)行能力、規(guī)范辦公流程、提升辦事效率方面發(fā)揮了重要作用。

從技術(shù)架構(gòu)來看，OA與網(wǎng)上辦事大廳都是主要基于表單設(shè)計(jì)和流程引擎搭建各類業(yè)務(wù)應(yīng)用，有一定的相似性，可以說是協(xié)同辦公理念在不同歷史時(shí)期的不同產(chǎn)物。

從功能定位來看，OA系統(tǒng)定位為面向行政管理的綜合辦公系統(tǒng)，網(wǎng)上辦事大廳為面向用戶服務(wù)的“一站式”業(yè)務(wù)辦理平臺。

華南師范大學(xué) 圖源官微

華南師范大學(xué)OA系統(tǒng)始建于2007年，主要用于學(xué)校日常行政辦公管理，涵蓋“辦文、辦事、辦會(huì)、通知”四個(gè)功能模塊，包含的具體應(yīng)用有收發(fā)文、會(huì)議管理、信息發(fā)布、個(gè)人門戶等。

學(xué)校于2018年啟動(dòng)網(wǎng)上辦事大廳項(xiàng)目建設(shè)，落實(shí)推進(jìn)學(xué)校信息化發(fā)展戰(zhàn)略“三個(gè)一工程”（一張表、一站式服務(wù)、一鍵決策）建設(shè)，提升多校區(qū)管理服務(wù)水平，為師生提供統(tǒng)一入口、便捷易用、公開透明的校園事務(wù)在線辦理服務(wù)，截至目前已支持120余項(xiàng)業(yè)務(wù)在線辦理。

隨著學(xué)校智慧校園建設(shè)加速推進(jìn)，信息化建設(shè)思路與模式發(fā)生根本性轉(zhuǎn)變，過去基于封閉式管理理念和業(yè)務(wù)割裂思想建設(shè)的各種信息系統(tǒng)弊端日漸顯露。

以校內(nèi)OA系統(tǒng)與網(wǎng)上辦事大廳并行使用的這三年為例，總結(jié)出以下幾個(gè)亟待解決的問題。

1.辦事入口不統(tǒng)一

從現(xiàn)行“一網(wǎng)通辦”基于服務(wù)的理念來看，高校行政辦公與管理模式仍未從傳統(tǒng)模式中解放出來，統(tǒng)一辦事入口是方便師生員工找到和使用辦公服務(wù)平臺的首要條件。

但OA與網(wǎng)上辦事大廳作為流程審批類應(yīng)用還存在業(yè)務(wù)邊界難以清晰劃分的問題。即便是解決了統(tǒng)一身份認(rèn)證登錄，將OA系統(tǒng)與網(wǎng)上辦事大廳消息機(jī)制打通共享，也難免導(dǎo)致用戶在OA與網(wǎng)上辦事大廳之間“兩頭跑”，甚至出現(xiàn)不知該去哪里辦理業(yè)務(wù)的現(xiàn)象。此外，人機(jī)交互界面各異，影響辦事效率和用戶體驗(yàn)。

2.功能定位有重疊

OA與網(wǎng)上辦事大廳等中臺業(yè)務(wù)部分功能有重復(fù)或交叉，沒有完全實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，影響信息暢通和資源共享，難以為高校的教育教學(xué)、科研工作提供良好的保障。

隨著數(shù)字校園到智慧校園的轉(zhuǎn)型升級，學(xué)校“一網(wǎng)通辦”業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)中臺能力進(jìn)一步強(qiáng)化。

學(xué)校相繼研發(fā)部署了網(wǎng)上辦事大廳、組織架構(gòu)平臺、會(huì)議服務(wù)平臺、電子印章平臺、合同管理平臺，加上已有的統(tǒng)一身份認(rèn)證、門戶平臺等。

OA中如業(yè)務(wù)流程審批、用戶角色管理、個(gè)人門戶、組織架構(gòu)、會(huì)議服務(wù)、電子簽章、法務(wù)合同等功能完全可以由上述中臺應(yīng)用更好地承擔(dān)和支持。

3.系統(tǒng)維護(hù)成本高

OA作為歷史產(chǎn)物已經(jīng)運(yùn)行了十多年，其間雖有升級改造，但系統(tǒng)功能模塊固化封閉問題仍日漸顯露，在應(yīng)用廣度和深度上面臨瓶頸，愈發(fā)難以整合學(xué)校各類資源和服務(wù)，支撐學(xué)校師生各類業(yè)務(wù)、事項(xiàng)辦理，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)重構(gòu)與服務(wù)創(chuàng)新，打造個(gè)性化、智能化的現(xiàn)代化教育服務(wù)模式。

OA系統(tǒng)自身的維護(hù)升級以及與其他中臺應(yīng)用數(shù)據(jù)對接費(fèi)時(shí)費(fèi)力。此類情況并非個(gè)案，既增加了系統(tǒng)技術(shù)復(fù)雜度，也占用了學(xué)校整體有限的信息化資源投入，還耗費(fèi)了信息化隊(duì)伍運(yùn)維工作精力。

OA與辦事大廳

融合的難點(diǎn)

OA系統(tǒng)和網(wǎng)上辦事大廳的融合，看似是技術(shù)問題，實(shí)則為治理問題，本質(zhì)上是流程再造、簡政放權(quán)、數(shù)據(jù)共享的問題。

業(yè)務(wù)梳理、流程再造看似簡單，牽涉的卻是各部門多年的工作習(xí)慣和思維習(xí)慣，特別是從管理到服務(wù)的思維轉(zhuǎn)換。

我們通過日常辦公及與相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行深入交流，分析歸納出學(xué)校決策層及行政辦公用戶對于OA系統(tǒng)與網(wǎng)上辦事大廳整合優(yōu)化的顧慮主要有以下三點(diǎn)：

1.決策層

學(xué)校行政管理工作的質(zhì)量和效率，直接關(guān)系到學(xué)校的正常運(yùn)作。OA系統(tǒng)涉及全校各個(gè)部門，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層通常會(huì)考慮到OA系統(tǒng)涉及的業(yè)務(wù)重要性和影響廣度等因素，在OA系統(tǒng)尚能保持正常運(yùn)作的情況下，更傾向求穩(wěn)心態(tài)，對OA與網(wǎng)上辦事大廳融合持觀望態(tài)度。

2.應(yīng)用層面

雖然OA系統(tǒng)與網(wǎng)上辦事大廳在功能定位與技術(shù)架構(gòu)上有一定的相似性，但也存在一些不同之處。OA系統(tǒng)深耕行政辦公領(lǐng)域數(shù)十年，不僅僅是基于工作流的業(yè)務(wù)，也包括收發(fā)文、會(huì)議管理、通知發(fā)布等完備功能。

若與網(wǎng)上辦事大廳融合，需考慮增加WebOffice正文編輯器控件、會(huì)議室資源占用、用戶角色同步授權(quán)、信息發(fā)布格式規(guī)范化控制、辦理業(yè)務(wù)實(shí)例檢索等功能。業(yè)務(wù)部門對系統(tǒng)融合后，以上這些問題能否有效解決持懷疑態(tài)度。

3.用戶層面

用戶對信息化應(yīng)用的使用意愿與其個(gè)人操作習(xí)慣密切相關(guān)。學(xué)校OA系統(tǒng)經(jīng)過十余年建設(shè)，大多數(shù)人習(xí)慣使用該系統(tǒng)，更傾向于保持現(xiàn)有的、已熟悉的工作模式和操作習(xí)慣。

系統(tǒng)變更或多或少會(huì)帶來操作習(xí)慣和思維的改變，需要用戶重新學(xué)習(xí)和適應(yīng)，由此帶來的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)成本一定程度上會(huì)降低用戶的遷移和使用意愿。

為順利實(shí)施OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)與網(wǎng)上辦事大廳融合，盡量降低系統(tǒng)遷移改造帶來的穩(wěn)定性問題和用戶習(xí)慣改變負(fù)擔(dān)。學(xué)校主要采取了以下思路和路徑。

OA與辦事大廳

融合實(shí)踐路徑

基于以上背景原因和分析評估，為方便師生辦事，統(tǒng)一線上辦事服務(wù)入口，提高移動(dòng)辦公效率，華南師范大學(xué)探索逐步將OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)分批遷移至網(wǎng)上辦事大廳辦理。

打破封閉，系統(tǒng)分拆

OA系統(tǒng)整體封閉性較強(qiáng)，其內(nèi)部各功能模塊耦合性也較高。在現(xiàn)階段各高校已建設(shè)各類基礎(chǔ)中臺應(yīng)用的情況下，基礎(chǔ)平臺與OA系統(tǒng)的部分功能有重復(fù)，且難以融合。

我們深入分析解構(gòu)現(xiàn)有OA系統(tǒng)功能模塊，與學(xué)校已有各類基礎(chǔ)平臺做比對，將功能重合的模塊拆分融入現(xiàn)有其他平臺系統(tǒng)。

• 如將OA系統(tǒng)中核心的流程類業(yè)務(wù)通過網(wǎng)上辦事大廳實(shí)現(xiàn)；
  

• 將個(gè)人事務(wù)門戶通過學(xué)校教工門戶代替呈現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)用戶辦事入口的統(tǒng)一；

• 將用戶角色管理轉(zhuǎn)至人事架構(gòu)管理的組織架構(gòu)平臺并同步至網(wǎng)上辦事大廳，以支持愈加復(fù)雜的組織架構(gòu)身份授權(quán)管理；

• 將業(yè)務(wù)相對獨(dú)立的無紙化會(huì)議材料查看和管理剝離拆分至無紙化會(huì)議系統(tǒng)獨(dú)立部署；

• 將電子簽名和印章通過對接電子印章平臺調(diào)用實(shí)現(xiàn)；

• 將合同審批業(yè)務(wù)拆分至合同管理平臺統(tǒng)一辦理，實(shí)現(xiàn)合同管理全生命周期管理；

• 將移動(dòng)端App相關(guān)功能轉(zhuǎn)至企業(yè)微信，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)統(tǒng)一平臺辦公和消息推送。

流程再造，業(yè)務(wù)重構(gòu)

流程再造和業(yè)務(wù)重構(gòu)牽涉部門多年的工作習(xí)慣和思維習(xí)慣，特別是從管理到服務(wù)的思維轉(zhuǎn)換。

對于一些涉及多部門審批、流轉(zhuǎn)過程復(fù)雜的業(yè)務(wù)，采取大而化小、流程解構(gòu)的策略實(shí)現(xiàn)流程再造和整合，提升辦事效率，優(yōu)化辦事體驗(yàn)。

例如對收文流程進(jìn)行重構(gòu)優(yōu)化，將原有的一體化收文流程拆解為校級收文和二級單位部門內(nèi)部協(xié)辦兩個(gè)獨(dú)立流程，兩個(gè)流程間和流程實(shí)例間獨(dú)立互不影響，通過流程跳轉(zhuǎn)和表單共享來實(shí)現(xiàn)學(xué)校收文轉(zhuǎn)至二級單位落實(shí)辦理，解決原收文流轉(zhuǎn)導(dǎo)致的過度督辦反饋，以及二級單位辦理表單辦理日志臃腫和互相干擾的問題。

類似的還有請示報(bào)告流程，原流程定位不準(zhǔn)，業(yè)務(wù)界定模糊，反而導(dǎo)致流程設(shè)計(jì)臃腫復(fù)雜，辦事效率和效果也不理想。

重構(gòu)后的請示報(bào)告，利用網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務(wù)集市的優(yōu)勢，將相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理和拆分，精簡流程，加強(qiáng)用戶指引，明確各類事項(xiàng)辦事入口，有效提高了辦事效率，提升了用戶體驗(yàn)。

由簡到繁，功能改進(jìn)

首先遷移融合OA系統(tǒng)中業(yè)務(wù)邏輯相對簡單，使用網(wǎng)上辦事大廳表單設(shè)計(jì)器和流程引擎可快速搭建用戶使用體驗(yàn)差異小的業(yè)務(wù)流程，如校級用印、單位法人證申請、議題征集等基于工作流審批性業(yè)務(wù)。

其次考慮遷移除工作流之外還需要其他特有功能支持的較為復(fù)雜的業(yè)務(wù)，對網(wǎng)上辦事大廳系統(tǒng)功能進(jìn)行改進(jìn)，提升其技術(shù)支撐能力，推動(dòng)網(wǎng)上辦事大廳系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的整合與完善。

• 例如，在網(wǎng)上辦事大廳引入WebOffice正文編輯控件，支持包括IE、Edge、Chrome、Firefox等主流瀏覽器，解決用戶多類型瀏覽器在線文檔協(xié)同編輯問題；

• 通過組織架構(gòu)基礎(chǔ)平臺準(zhǔn)確靈活地推送機(jī)構(gòu)、人員、崗位等數(shù)據(jù)，提升用戶角色身份授權(quán)的靈活性和柔性；

• 新增數(shù)據(jù)支持中心，方便用戶根據(jù)關(guān)鍵字段信息檢索公文、信息、審批等事務(wù)實(shí)例；

• 完善會(huì)議室資源管理功能，集中展示會(huì)議室資源占用情況，支持分級授權(quán)會(huì)議室預(yù)定審批等。

由簡到繁，分步實(shí)施的策略能有效控制系統(tǒng)遷移融合的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，盡可能降低遷移融合過程中對日常行政業(yè)務(wù)的影響，并提升用戶對于系統(tǒng)遷移的接受度。

華南師范大學(xué)經(jīng)過近半年實(shí)踐努力，已經(jīng)分批將OA系統(tǒng)微服務(wù)化，主體業(yè)務(wù)功能已成功融入網(wǎng)上辦事大廳。遷移融合后，系統(tǒng)運(yùn)行平穩(wěn)有序，學(xué)校整體辦事效率進(jìn)一步提升，校內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)統(tǒng)一平臺辦理邁出了一大步。師生用戶對融合后的網(wǎng)上辦事大廳接受度極高，無需培訓(xùn)，“一網(wǎng)通辦”“一站式服務(wù)”已然深入人心，落到實(shí)處。

作者：劉晉、彭雪濤、鄭凱、喬金秀（華南師范大學(xué)信息化建設(shè)管理辦公室）